Leistungskatalog Mietverwaltung
A) Grundleistungen
Die Grundlage für die Mietverwaltung bilden diverse Gesetze, Verordnungen und Verträge (Mietrecht, BGB, II. Berechnungsverordnung, Mietvertrag).
1. Interessenvertretung
Wahrnehmung der Rechte des Auftraggebers gegenüber allen Behörden einschließlich Grundbuchämtern, Hypotheken- und Darlehensgläubigern, Lieferanten, Handwerkern sowie Mietern und Pächtern.
Abschluss und Kündigung von Mietverträgen
Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unmittelbar bei einer Kündigung des Mietvertrages und vor dem Neuabschluss eines Mietvertrags. Der Auftragnehmer ist im Falle einer notwendigen Neuvermietung befugt, diese über einen Immobilienmakler durchführen zu lassen. Andernfalls wird je Neuvermietung für Anzeigen und Bearbeitung des Mieterwechsels eine Monatsmiete kalt berechnet.
Vereinnahmung des gesamten Mietinkassos einschließlich aller Umlagen
Vereinnahmung und Führung der Mietkautionen nach den gesetzlichen Bestimmungen Überprüfung und Geltendmachung von Mieterhöhungsmöglichkeiten
Abwicklung des Schriftverkehrs mit den Mietern
2. Betriebskostenabrechnung mit Heizkosten
Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die Betriebs und Heizungskosten. Maßgebend für die Berechnung der Betriebskosten ist die II. Berechnungsverordnung.
3. Neuvermietung
4. Wohnungsübergabe und ‑abnahme
5. Hausordnung
Die Hausordnung wird von der Verwaltung zur Beschlussfassung vorbereitet und später überwacht. Bei schriftlich gemeldeten Verstößen gegen die Haus-/Nutzungsordnung mahnt die Verwaltung die verantwortlichen Miteigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.
6. Verträge für den/die Eigentümer
Abschließen und Kündigen von Wartungs‑, Lieferantenversicherungs- und Dienstleistungs-verträgen im Namen der Eigentümergemeinschaft.
7. Überwachen der Dienstkräfte
Betreuen und Überwachen der Dienstleister, die für die Eigentümer tätig sind.
8. Geldverwaltung
Verwaltung der zu den jeweiligen Häusern gehörenden Konten (Giro- und Anlagekonten).
9. Rechnungskontrolle und ‑anweisung
Rechnerische Prüfung aller Kauf‑, Lieferanten‑, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen.
10. Doppelte Buchführung
Einrichten einer übersichtlichen, ordnungsgemäßen und kaufmännisch geführten doppelten Buchführung im Vertragszeitraum. Einnahmekonten für Erträge; Ausgabekonten je Kostenart; Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Rückstellungen; Sonderverrechnungskonten über Forderungen und Verbindlichkeiten; Mitbuchen der Bankbewegungen; Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauches, melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen
11. Öffentliche Belange
Gegenüber öffentlich-rechtlichen sowie privaten Belangen Maßnahmen treffen, die zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils für den Eigentümer erforderlich sind.
12. Technische Kontrollen am Gebäude
a) Zur Werterhaltung und um sich anbahnende Schäden frühzeitig zu erkennen, optische Überprüfung der Gebäude durch kontinuierliche Begehungen.
b) Soweit notwendig, heranziehen von Sonderfachleuten.
13. Empfehlung zur Auftragsvergabe
a) Empfehlung bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen.
b) Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Gebäude.
14. Auftragsvergabe
Erstellen der schriftlichen Kleinaufträge im Namen und für Rechnung des Eigentümer bis zu einer Höhe von 3000 EURO als Geschäft der laufenden Verwaltung.
15. Überwachung
Terminüberwachung bei Angeboten, Vergaben, Ausführungen, Schlussrechnungen. Qualifizierte und ständige Mängelverfolgung während der Gewährleistungsphase
16. Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen
a) Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch‑, Brand‑, Sturmschäden etc.
b) Bei Versicherungsschäden am Objekt — Schadensmeldung an die Versicherung.
c) Klärung der sachlichen Zuständigkeiten bei Schäden am Objekt.
d) Abrechnen mit der zuständigen Versicherung und den bestellten Handwerkern aus der Regulierung von Schäden am Objekt.
17. Schlüsselbestellungen
Beschaffen von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Objekt.
18. Sicherheitseinrichtungen
Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Fachleute und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B. an der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter), den Aufzügen (TÜV-Hauptprüfungen mit Gewichten, Zwischenprüfungen, Noteinrichtungen), den Blitzschutzanlagen (TÜV-Hauptprüfungen, Reparatur und Dachsanierungen), den Lüftungsanlagen (TÜV-Prüfungen in Tiefgaragen), den Notbeleuchtungen (TÜV-Prüfungen in Haus und Tiefgaragen), den kraftbetätigten Garagentoren, den Brandschutzeinrichtungen einschließlich Feuerwehrzufahrten und freien Fluchtwegen, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern, Fluchtwegen etc., Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Handwerkern, dem Technischen Überwachungsverein und sonstigen Fachleuten.