Unsere Leistungen › Haus- und Grundbesitzverwaltung Frank Thelen

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Haus- und Grundbesitzverwaltung Frank Thelen
  • Leistungskatalog

    A)
    Grundleistungen

    Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehört insbesondere die unabdingbaren, in den § 27 Absatz 2 und 2 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben.
    Die Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.

    Dieser Aufwand ist mit dem vereinbarten, pauschalen Verwaltungsentgelt abgegolten.

    1. Wirtschaftsplan

    Die Verwaltung erstellt einen Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr, das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr, sofern nicht anderes geregelt ist, einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten / Einnahmeart in Form Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen gem. § 28 WEG je Sonder- bzw. Teileinheit.
    2. Jahresabrechnung

    • Die Verwaltung erstellt eine jährliche Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder/Teileinheit auf Basis der in der Teilungserklärung oder sonstigen Vereinbarung (Beschluss der Wohnungseigentümer) bestimmten Verteilerschlüssel. Die Abrechnung wird spätestens bis zum 01.03. d.J. dem Beirat zur Prüfung vorgelegt, sofern sie keine Heizkosten beinhaltet.

    Bei einer Abrechnung incl. Heizkosten, durch die Fa. asem-Frank Thelen erfolgt die Vorlage an den Beirat bis spätestens 31.03. d.J.. Bei einer Abrechnung incl. Heizkosten,
    durch andere Abrechnungsfi erfolgt die Vorlage an den Beirat bis spätestens 31.05. d.J. .

    • Der Status enthält die Angabe über Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie die Kontostände.
    • Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Mitgliedern der Gemeinschaft zur Einsichtnahme nach vorheriger Terminabsprache – im Büro der Verwaltung zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege in der Eigentümerversammlung.

    3. Eigentümerversammlung und Niederschrift

    • Die Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahres, sofern die Abrechnungsdaten vom Beirat oder den Rechnungsprüfern rechtzeitig geprüft wurden.
    • Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift der Beschlüsse. Jeder Eigentümer erhält spätestens 2 Wochen nach dem Versammlungstermin eine Kopie der Niederschrift.

    4. Umsetzung der Beschlüsse

    • Die auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse werden zeitnah umgesetzt.

    5. Beiratssitzungen

    • Die Verwaltung verpflichtet sich wenigstens vierteljährlich den Beirat zu einer Sitzung einzuladen. Bei Anlagen ab 20 WE verpflichtet sich die Verwaltung, in Abstimmung mit dem Beirat monatliche Sitzungen durchzuführen.

    6. Hausordnung

    • Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/ Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnung mahnt die Verwalterin bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die Eigentümer werden auf der nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb. Ein gerichtliches Vorgehen bedarf jedoch grundsätzlich einer Genehmigung der Eigentümerversammlung durch Beschluss.

    7. Überwachung der Verträge der Gemeinschaft

    • Die Verwaltung betreut und überwacht die Leistungen der Vertragspartner der Eigentümer-

    Gemeinschaft in Zusammenarbeit mit dem Beirat und schließt insbesondere die zwingend vorgeschriebenen Versicherungen für die Gemeinschaft ab und überprüft die
    Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschließen.

    • In Zusammenarbeit mit einem Versicherungsmakler überprüft die Verwaltung die bestehenden Versicherungspolicen hinsichtlich der Beitragshöhe und der Leistungen, um der Gemeinschaft ggf. günstigere Alternativen aufzuzeigen.

    8. Geldverwaltung

    • Die Verwaltung legt die gemeinschaftlichen Gelder auf Giro- und Anlagekonten bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach der Wahl des Verwalters getrennt von eigen Vermögen und dem anderer Gemeinschaften an. Sie führt die Konten unter dem Namen der Eigentümergemeinschaft. Sie verwaltet die Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.
    • Um jederzeit einen Überblick über den Geldverkehr zu gewährleisten, werden die Konten der Gemeinschaft im Online-Banking Verfahren geführt.

    9. Rechnungskontrolle und Anweisung

    • Sie führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs-, Reparatur- und Sanierungsrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.

    10. Buchhaltung

    • Mit der Hausverwaltungssoftware DOMUS 1000, richtet die Verwaltung eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt von derjenigen für andere Eigentümergemeinschaften ein, und überwacht die pünktliche Hausgeldzahlung der Eigentümer.
    • Die erste Mahnung an säumige Eigentümer ergeht spätestens am 15. d. Monats kostenfrei.

    11. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

    • Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden führzeitig zu erkennen, nimmt die Verwaltung eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch halbjährliche Begehung der Wohnanlage mit dem Beirat, vor. Zwischenprüfungen ohne den Beirat erfolgen in zweimonatigem Rhythmus.

    12. Auftragsvergabe

    • Die Verwaltung trifft, in Zusammenarbeit mit dem Beirat, Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen und wirkt bei den Preisverhandlungen und der Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum mit.
    • Sie klärt Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/ Gemeinschaftseigentum.
    • Sie gibt Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung bzw.

    -beseitigung

    • Die Verwaltung leitet die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen ein, holt ggf. mehrere Kostenvoranschläge, bei Maßnahmen über 2.500,00 € mindestens drei Angebote, ein und stimmt den Umfang der Maßnahme mit dem Beirat ab. Sie vergibt die Aufträge im Rahmen der laufenden Instandhaltung im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft, überwacht die Arbeiten und nimmt diese ab. Aufträge, deren Kosten über eine Nettosumme von 3.000,00 € hinausgehen, fallen in der Regel nicht mehr unter die laufende Instandhaltung und bedürfen deshalb der Zustimmung der Eigentümerversammlung.
    • Bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, welche nicht unter Ziffer 12 Abs. 4 fallen vergibt die Verwaltung die Aufträge entsprechend den von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen. Die Verwaltung kann sachkundige Personen (Architekten bzw. Ingenieure) hinzuziehen, soweit dies für die Bewertung und Überwachung größerer Instandsetzungsarbeiten erforderlich ist. Hierdurch entstehende Kosten gehen zu Lasten der Gemeinschaft.

    13. Überwachung

    • Die Verwaltung überwacht Termine bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schluss-rechnungen und mahnt erforderliche Leistungsrückstände ab.

    14. Sofortmaßnahmen

    • In dringenden Fällen wie z.B. Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden veranlasst die Verwaltung nach § 27 Abs. 1 Ziffer 3 WEG Sofortmaßnahmen.
    • Sie übernimmt die Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.

    15. Schlüsselbestellungen

    • Die Verwaltung veranlasst die Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheitsschließanlage für das Sonder-/Teil- oder Gemeinschaftseigentum.

    16. Sicherheitseinrichtung Einhaltung von Wartungsverträgen

    • Die Verwaltung veranlasst die Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und dem Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B. betreffend
      • die Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter, -Wartung),
      • die Aufzüge (Haupt- u. Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen),
      • die Blitzschutzeinrichtungen ( Hauptprüfungen, Reparatur nach  Dachsanierung),
      • die Lüfter- und CO² Anlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden- und Kellerräumen),
      • die Notbeleuchtungen (im Haus und Tiefgarage),
      • die kraftbetägtigten Garagentore,
      • die Brandschutzeinrichtung einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwege, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwasserleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern etc.
      • sie trifft die Terminvereinbarungen und nimmt die Abrechnungen mit den Beteiligten vor.

    17. allgemeine Verwaltung

    • Die Verwaltung führt den Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange, soweit diese im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden.

    B) Zusatzleistungen

    1. Allgemeine VerwaltungGeschäftsführung

    • Erst- oder Wiederherstellung fehlenden Unterlagen, die zur Durchführung ordnungsgemäßer Verwaltung erforderlich sind und dem Verwalter nicht übergeben werden.
    • Änderung der Verwalterunterlagen, die erforderlich werden durch Gesetzesänderungen, Verordnungen, Änderungen der Teilungserklärung und sonstigen Vereinbarungen.
    • Abgabe von Zustimmungserklärungen, Prüfungen und Stellungnahmen bei Veräußerung.
    • Vertretung bei Umlegungsverfahren, Sanierungsverfahren und sonstigen Maßnahmen, die durch private oder öffentliche Belange ausgelöst werden.
    • Vertretung der Eigentümergemeinschaft in Prozeßstandschaft bei Verfahren im eigenen Namen, jedoch für Rechnung der Gemeinschaft als Verfahrensbeteiligter.
    • Sonderaufgaben, die dem Verwalter durch Beschluss einer Eigentümerversammlung außerhalb der Grundleistungen entstehen und die vom Verwalter angenommen werden.

    2. Wohnungseigentümerversammlung und Beschlussdurchführung

    • Durchführung von weiteren Eigentümerversammlungen im gleichen Jahr (außerordentliche Eigentümerversammlung), die nicht durch Verschulden oder grobe Fahrlässigkeit des Verwalters erforderlich wurde,
    • Einleitung und Durchführung einer einstweiligen gerichtlichen Anordnung bei Verstößen gegen rechtsgültige Beschlüsse,
    • Haus- und Nutzungsordnung vorbereiten und zur Beschlussdurchführung vorlegen einschließlich Änderung bestehenden Ordnungen in der Inhaltsfassung,
    • Vorbereiten von Änderung der Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Vereinbarung,

    3. Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder

    • Vorbereitung zur Durchführung gerichtlicher und außergerichtlicher Mahnverfahren, durch eine Anwaltskanzlei

    4. Wirtschaftsplan – Abrechnung – Rechnungslegung

    • Vorbereitung zur Durchführung gerichtlicher und außergerichtlicher Mahnverfahren, durch eine Anwaltskanzlei

    5. InstandhaltungInstandsetzung bauliche Veränderung

    • Mitwirkung bei baulichen Veränderungen am Gemeinschaftseigentum durch Stellung von Anträgen bei beteiligten Behörden und durch Abrechnung mit sachlicher und rechnerischer Prüfung,
    • Erstellung eines kurz-, mittel-, und langfristigen Instandhaltung- und Instandsetzungsplans
    • Technische Mitwirkung bei Versicherungsfällen und Gewährleistungen
    • Überwachung von Sanierungsmaßnahmen