WEG-Ver­wal­tung

Leis­tungs­ka­ta­log

A) Grund­leis­tun­gen

Zu den Grund­leis­tun­gen der Ver­wal­tung gehört ins­be­son­de­re die unab­ding­ba­ren, in den § 27 Absatz 2 und 2 WEG auf­ge­führ­ten gesetz­li­chen Auf­ga­ben.
Die Grund­leis­tun­gen sichern der Eigen­tü­mer­ge­mein­schaft eine sach­ge­rech­te Ver­wal­tung des gemein­schaft­li­chen Eigen­tums.

Die­ser Auf­wand ist mit dem ver­ein­bar­ten, pau­scha­len Ver­wal­tungs­ent­gelt abge­gol­ten.

1. Wirt­schafts­plan

Die Ver­wal­tung erstellt einen Wirt­schafts­plan je Wirt­schafts­jahr, das Wirt­schafts­jahr ist das Kalen­der­jahr, sofern nicht ande­res gere­gelt ist, einschl. Aus­weis der Ver­tei­lung je Kos­ten / Ein­nah­me­art in Form Gesamt- und Ein­zel­wirt­schafts­plä­nen gem. § 28 WEG je Son­der- bzw. Teil­ein­heit.

2. Jah­res­ab­rech­nung

  • Die Ver­wal­tung erstellt eine jähr­li­che Abrech­nung über die tat­säch­li­chen Ein­nah­men und Aus­ga­ben im Ver­trags­zeit­raum als Gesamt- und Ein­zel­ab­rech­nung je Sonder/Teileinheit auf Basis der in der Tei­lungs­er­klä­rung oder sons­ti­gen Ver­ein­ba­rung (Beschluss der Woh­nungs­ei­gen­tü­mer) bestimm­ten Ver­tei­ler­schlüs­sel. Die Abrech­nung erfolgt bis spä­tes­tens 30.06.
  • Der Sta­tus ent­hält die Anga­be über Ein­nah­men, Aus­ga­ben, For­de­run­gen und Ver­bind­lich­kei­ten gegen­über Eigen­tü­mern und Drit­ten sowie die Kon­to­stän­de.
  • Sämt­li­che Unter­la­gen und Bele­ge ste­hen allen Mit­glie­dern der Gemein­schaft zur Ein­sicht­nah­me nach vor­he­ri­ger Ter­min­ab­spra­che – im Büro der Ver­wal­tung zur Ver­fü­gung. Die­se Rege­lung ersetzt das Aus­le­gen der Bele­ge in der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung.

3. Eigen­tü­mer­ver­samm­lung und Nie­der­schrift

  • Die Durch­füh­rung der ordent­li­chen Eigen­tü­mer­ver­samm­lung erfolgt bis zum Ende des II. Quar­tals nach Abschluss des Wirt­schafts­jah­res, sofern die Abrech­nungs­da­ten vom Bei­rat oder den Rech­nungs­prü­fern recht­zei­tig geprüft wur­den.
  • Sofern die Ver­samm­lung nichts ande­res beschließt, führt der Ver­wal­ter den Vor­sitz in der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung und sorgt für eine ord­nungs­ge­mä­ße Nie­der­schrift der Beschlüs­se. Jeder Eigen­tü­mer erhält spä­tes­tens 2 Wochen nach dem Ver­samm­lungs­ter­min eine Kopie der Nie­der­schrift.

4. Umset­zung der Beschlüs­se

  • Die auf der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung gefass­ten Beschlüs­se wer­den zeit­nah umge­setzt.

5. Bei­rats­sit­zun­gen

  • Die Ver­wal­tung ver­pflich­tet sich wenigs­tens vier­tel­jähr­lich den Bei­rat zu einer Sit­zung ein­zu­la­den. Bei Anla­gen ab 20 WE ver­pflich­tet sich die Ver­wal­tung, in Abstim­mung mit dem Bei­rat monat­li­che Sit­zun­gen durch­zu­füh­ren.

6. Haus­ord­nung

  • Die Ver­wal­tung sorgt für die Durch­füh­rung der beschlos­se­nen Haus-/ Nut­zungs­ord­nun­gen. Schrift­lich gemel­de­te Ver­stö­ße gegen die Haus-/Nut­zungs­ord­nung mahnt die Ver­wal­te­rin bei dem für die Stö­rung ver­ant­wort­li­chen Eigen­tü­mer münd­lich oder schrift­lich unter Anga­be des Namens des Beschwer­de­füh­rers ab. Die Eigen­tü­mer wer­den auf der nächs­te Eigen­tü­mer­ver­samm­lung wird unter­rich­tet, wenn die Abmah­nung ohne Erfolg blieb. Ein gericht­li­ches Vor­ge­hen bedarf jedoch grund­sätz­lich einer Geneh­mi­gung der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung durch Beschluss.

7. Über­wa­chung der Ver­trä­ge der Gemein­schaft

  • Die Ver­wal­tung betreut und über­wacht die Leis­tun­gen der Ver­trags­part­ner der Eigen­tü­mer-

Gemein­schaft in Zusam­men­ar­beit mit dem Bei­rat und schließt ins­be­son­de­re die zwin­gend vor­ge­schrie­be­nen Ver­si­che­run­gen für die Gemein­schaft ab und über­prüft die
Ver­si­che­rungs­sum­me, um Unter­de­ckun­gen aus­zu­schlie­ßen.

  • In Zusam­men­ar­beit mit einem Ver­si­che­rungs­mak­ler über­prüft die Ver­wal­tung die bestehen­den Ver­si­che­rungs­po­li­cen hin­sicht­lich der Bei­trags­hö­he und der Leis­tun­gen, um der Gemein­schaft ggf. güns­ti­ge­re Alter­na­ti­ven auf­zu­zei­gen.

8. Geld­ver­wal­tung

  • Die Ver­wal­tung legt die gemein­schaft­li­chen Gel­der auf Giro- und Anla­ge­kon­ten bei einer deut­schen Bank oder Spar­kas­se nach der Wahl des Ver­wal­ters getrennt von eigen Ver­mö­gen und dem ande­rer Gemein­schaf­ten an. Sie führt die Kon­ten unter dem Namen der Eigen­tü­mer­ge­mein­schaft. Sie ver­wal­tet die Gel­der nach den Grund­sät­zen eines ordent­li­chen Kauf­manns.
  • Um jeder­zeit einen Über­blick über den Geld­ver­kehr zu gewähr­leis­ten, wer­den die Kon­ten der Gemein­schaft im Online-Ban­king Ver­fah­ren geführt.

9. Rech­nungs­kon­trol­le und Anwei­sung

  • Sie führt die rech­ne­ri­sche Prü­fung aller Kauf‑, Lieferanten‑, Dienstleistungs‑, Repa­ra­tur- und Sanie­rungs­rech­nun­gen, Haus­wart- und Bar­geld­kas­sen durch.

10. Buch­hal­tung

  • Mit der Haus­ver­wal­tungs­soft­ware DOMUS 1000, rich­tet die Ver­wal­tung eine über­sicht­li­che, kauf­män­nisch ord­nungs­ge­mäß geführ­te Buch­hal­tung im Ver­trags­zeit­raum, getrennt von der­je­ni­gen für ande­re Eigen­tü­mer­ge­mein­schaf­ten ein, und über­wacht die pünkt­li­che Haus­geld­zah­lung der Eigen­tü­mer.
  • Die ers­te Mah­nung an säu­mi­ge Eigen­tü­mer ergeht spä­tes­tens am 15. d. Monats kos­ten­frei.

11. Tech­ni­sche Kon­trol­len am Gemein­schafts­ei­gen­tum

  • Zur Wert­erhal­tung und um ent­ste­hen­de Schä­den führ­zei­tig zu erken­nen, nimmt die Ver­wal­tung eine tech­ni­sche Über­prü­fung des Gemein­schafts­ei­gen­tums durch halb­jähr­li­che Bege­hung der Wohn­an­la­ge mit dem Bei­rat, vor. Zwi­schen­prü­fun­gen ohne den Bei­rat erfol­gen in zwei­mo­na­ti­gem Rhyth­mus.

12. Auf­trags­ver­ga­be

  • Die Ver­wal­tung trifft, in Zusam­men­ar­beit mit dem Bei­rat, Emp­feh­lun­gen bei der Aus­wahl tech­ni­scher Lösun­gen und wirkt bei den Preis­ver­hand­lun­gen und der Ver­ga­be von Auf­trä­gen für das Gemein­schafts­ei­gen­tum mit.
  • Sie klärt Zustän­dig­kei­ten bei Schä­den am Son­der-/ Gemein­schafts­ei­gen­tum.
  • Sie gibt Emp­feh­lun­gen an die Woh­nungs­ei­gen­tü­mer zur Scha­dens­min­de­rung bzw. ‑besei­ti­gung
  • Die Ver­wal­tung lei­tet die im Rah­men ord­nungs­ge­mä­ßer Instand­hal­tung und Instand­set­zung des Gemein­schafts­ei­gen­tums erfor­der­li­chen Maß­nah­men ein, holt ggf. meh­re­re Kos­ten­vor­anschlä­ge, bei Maß­nah­men über 2.500,00 € min­des­tens drei Ange­bo­te, ein und stimmt den Umfang der Maß­nah­me mit dem Bei­rat ab. Sie ver­gibt die Auf­trä­ge im Rah­men der lau­fen­den Instand­hal­tung im Namen und für Rech­nung der Eigen­tü­mer­ge­mein­schaft, über­wacht die Arbei­ten und nimmt die­se ab. Auf­trä­ge, deren Kos­ten über eine Net­to­sum­me von 3.000,00 € hin­aus­ge­hen, fal­len in der Regel nicht mehr unter die lau­fen­de Instand­hal­tung und bedür­fen des­halb der Zustim­mung der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung.
  • Bei Instand­hal­tungs- und Instand­set­zungs­maß­nah­men, wel­che nicht unter Zif­fer 12 Abs. 4 fal­len ver­gibt die Ver­wal­tung die Auf­trä­ge ent­spre­chend den von der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung gefass­ten Beschlüs­sen. Die Ver­wal­tung kann sach­kun­di­ge Per­so­nen (Archi­tek­ten bzw. Inge­nieu­re) hin­zu­zie­hen, soweit dies für die Bewer­tung und Über­wa­chung grö­ße­rer Instand­set­zungs­ar­bei­ten erfor­der­lich ist. Hier­durch ent­ste­hen­de Kos­ten gehen zu Las­ten der Gemein­schaft.

13. Über­wa­chung

  • Die Ver­wal­tung über­wacht Ter­mi­ne bei Ange­bo­ten, Auf­trä­gen, Aus­füh­run­gen, Schluss-rech­nun­gen und mahnt erfor­der­li­che Leis­tungs­rück­stän­de ab.

14. Sofort­maß­nah­men

  • In drin­gen­den Fäl­len wie z.B. Rohrbruch‑, Brand‑, Sturm­schä­den ver­an­lasst die Ver­wal­tung nach § 27 Abs. 1 Zif­fer 3 WEG Sofort­maß­nah­men.
  • Sie über­nimmt die Scha­dens­mel­dung an die Ver­si­che­rung bei ver­si­cher­ten Schä­den am Gemein­schafts­ei­gen­tum.

15. Schlüs­sel­be­stel­lun­gen

  • Die Ver­wal­tung ver­an­lasst die Aus­ga­be von Schlüs­seln und Schließ­zy­lin­dern aus der Sicher­heits­schließ­an­la­ge für das Son­der-/Teil- oder Gemein­schafts­ei­gen­tum.

16. Sicher­heits­ein­rich­tung Ein­hal­tung von War­tungs­ver­trä­gen

  • Die Ver­wal­tung ver­an­lasst die Prü­fung und War­tung von Sicher­heits­ein­rich­tun­gen durch Hand­wer­ker, Sach­ver­stän­di­ge und dem Tech­ni­schen Über­wa­chungs­ver­ein (TÜV) z.B. betref­fend
    • die Hei­zung (Sicher­heits­ven­ti­le, Abgas­wer­te, Druck- und Heiz­öl­be­häl­ter, ‑War­tung),
    • die Auf­zü­ge (Haupt- u. Zwi­schen­prü­fun­gen, sowie Not­e­in­rich­tun­gen),
    • die Blitz­schutz­ein­rich­tun­gen ( Haupt­prü­fun­gen, Repa­ra­tur nach  Dach­sa­nie­rung),
    • die Lüf­ter- und CO² Anla­gen (z.B. in Tief­ga­ra­gen, Läden- und Kel­ler­räu­men),
    • die Not­be­leuch­tun­gen (im Haus und Tief­ga­ra­ge),
    • die kraft­be­täg­tig­ten Gara­gen­to­re,
    • die Brand­schutz­ein­rich­tung einschl. Feu­er­wehr­zu­fahr­ten und Flucht­we­ge, Funk­ti­ons- und Druck­prü­fun­gen der Feu­er­lö­scher, Lösch­was­ser­lei­tun­gen, Brand­schutz­tü­ren, Rauch­ab­zugs­klap­pen in den Trep­pen­häu­sern etc.
    • sie trifft die Ter­min­ver­ein­ba­run­gen und nimmt die Abrech­nun­gen mit den Betei­lig­ten vor.

17. all­ge­mei­ne Ver­wal­tung

  • Die Ver­wal­tung führt den Tele­fon- und Schrift­ver­kehr mit den Woh­nungs­ei­gen­tü­mern, Behör­den, Hand­wer­kern und Drit­ten, für gemein­schaft­li­che Belan­ge, soweit die­se im Rah­men der auf­ge­führ­ten Grund­leis­tun­gen ver­an­lasst wur­den.

B) Zusatz­leis­tun­gen

1. All­ge­mei­ne Ver­wal­tung – Geschäfts­füh­rung

  • Erst- oder Wie­der­her­stel­lung feh­len­den Unter­la­gen, die zur Durch­füh­rung ord­nungs­ge­mä­ßer Ver­wal­tung erfor­der­lich sind und dem Ver­wal­ter nicht über­ge­ben wer­den.
  • Ände­rung der Ver­wal­ter­un­ter­la­gen, die erfor­der­lich wer­den durch Geset­zes­än­de­run­gen, Ver­ord­nun­gen, Ände­run­gen der Tei­lungs­er­klä­rung und sons­ti­gen Ver­ein­ba­run­gen.
  • Abga­be von Zustim­mungs­er­klä­run­gen, Prü­fun­gen und Stel­lung­nah­men bei Ver­äu­ße­rung.
  • Ver­tre­tung bei Umle­gungs­ver­fah­ren, Sanie­rungs­ver­fah­ren und sons­ti­gen Maß­nah­men, die durch pri­va­te oder öffent­li­che Belan­ge aus­ge­löst wer­den.
  • Ver­tre­tung der Eigen­tü­mer­ge­mein­schaft in Pro­zeß­stand­schaft bei Ver­fah­ren im eige­nen Namen, jedoch für Rech­nung der Gemein­schaft als Ver­fah­rens­be­tei­lig­ter.
  • Son­der­auf­ga­ben, die dem Ver­wal­ter durch Beschluss einer Eigen­tü­mer­ver­samm­lung außer­halb der Grund­leis­tun­gen ent­ste­hen und die vom Ver­wal­ter ange­nom­men wer­den.

2. Woh­nungs­ei­gen­tü­mer­ver­samm­lung und Beschluss­durch­füh­rung

  • Durch­füh­rung von wei­te­ren Eigen­tü­mer­ver­samm­lun­gen im glei­chen Jahr (außer­or­dent­li­che Eigen­tü­mer­ver­samm­lung), die nicht durch Ver­schul­den oder gro­be Fahr­läs­sig­keit des Ver­wal­ters erfor­der­lich wur­de,
  • Ein­lei­tung und Durch­füh­rung einer einst­wei­li­gen gericht­li­chen Anord­nung bei Ver­stö­ßen gegen rechts­gül­ti­ge Beschlüs­se,
  • Haus- und Nut­zungs­ord­nung vor­be­rei­ten und zur Beschluss­durch­füh­rung vor­le­gen ein­schließ­lich Ände­rung bestehen­den Ord­nun­gen in der Inhalts­fas­sung,
  • Vor­be­rei­ten von Ände­rung der Tei­lungs­er­klä­rung, Gemein­schafts­ord­nung und Ver­ein­ba­rung,

3. Ver­wal­tung gemein­schaft­li­cher Gel­der

  • Vor­be­rei­tung zur Durch­füh­rung gericht­li­cher und außer­ge­richt­li­cher Mahn­ver­fah­ren, durch eine Anwalts­kanz­lei

4. Wirt­schafts­plan – Abrech­nung – Rech­nungs­le­gung

  • Vor­be­rei­tung zur Durch­füh­rung gericht­li­cher und außer­ge­richt­li­cher Mahn­ver­fah­ren, durch eine Anwalts­kanz­lei

5. Instand­hal­tung – Instand­set­zung – bau­li­che Ver­än­de­rung

  • Mit­wir­kung bei bau­li­chen Ver­än­de­run­gen am Gemein­schafts­ei­gen­tum durch Stel­lung von Anträ­gen bei betei­lig­ten Behör­den und durch Abrech­nung mit sach­li­cher und rech­ne­ri­scher Prü­fung,
  • Erstel­lung eines kurz‑, mittel‑, und lang­fris­ti­gen Instand­hal­tung- und Instand­set­zungs­plans
  • Tech­ni­sche Mit­wir­kung bei Ver­si­che­rungs­fäl­len und Gewähr­leis­tun­gen
  • Über­wa­chung von Sanie­rungs­maß­nah­men